乍看題目， 準沒人共鳴,包括年多之前的我在內.現在, 我卻有了不同的體會.
其實,只要願意,只要留意, 只要刻意,學習可以隨事,隨時進行.學校會議的設計與經營亦如是.
會議提供一個正規或常規的渠道,讓各方意見百川匯聚,融智薈萃.促進機構持續發展.
學校各類大小不同層次的會議,人力與時間資源成本高昂,而且通常都要多方調度協調才能成就此寶貴空間,善用會議,注入學習與凝聚團隊元素,會議才可成為一個讓所有參與者有所期待的空間.並能衍生動力,為日後的工作帶來活力與盼望.
低效能的會議通常的症狀是: 議程眾多,各自紛陳,過程單向,枯燥乏味,主持主導,時間冗長,互動欠奉,若不幸遇上敏感議題,群組間利益角力,要不各自盤算,要不劍拔弩張,議而不決或議而未決,會議:變成消弭意志士氣的擂台.人人聞[會]色變.恐怕青春浪擲.
更常見者,是召開會議的一方,自訂議程,且已有方案,會上自問自答,與會者有沉默服從者,噤若寒蟬,主持可一搥定音;白紙黑字,指令執行. 或有遊離份子,察然辯色,暫不表態,主持便堂而皇之,滔滔說項;如遇抗爭激辯者,雙方則運用沉默多數作籌碼,變成主持與個別發言者的雄辯與角力空間.任憑時間飛逝.彼此消弭.苦不堪言.
十年管理生涯,校內校外,開會無數,無論親手經營.抑或被動參與,或看盡百態.或在當中扮演不同的角色.上面的毛病,都一一犯過; 直至去年,因著思維的轉變,刻意實踐,有了不少體會與小結.希望薪火有繼.
善用會議讓教職從工作中產生的疲怠洗滌淨盡,並從中互相支持激勵,誘發動力,持續進步.那必然不是提供咖啡奶茶,或靠幾句由領導搔不著癢處的激勵說話來成就.動力乃源自群體的互相啟發,水乳交融,有所發現,有所得著,有所盼望.因此,能夠看見教職這份渴求,會議的目的及設計便有了新的方向:
會議目的:
每次會議都是一次教職共同學習的過程,所以,會議是屬於大家的, 議程是大家關注的,成果也是共享的.
每次會議希望達成的目的宜精不宜多,宜是影響廣泛的發展性議題,才能引起各層教職的共同關注.
會議籌備:
會議既是教職學習過程,便需要從思維範式,視野拓闊,深度分析,互動討論,融智分享等角度來籌措. 討論活動便得活潑新鮮,或起或坐,隨著肢體轉移而讓腦筋保持靈活.
能獲得大部份人關注的議題便愈能獲得更多的積極回應,主持要準備的,不是天衣無縫的預設答案,而是收集足夠的資料數據,引導參與者把握機會,一起介定問題,多角度分析思考,歸納討論內容,以致作出建議回饋.因此,決定何種討論活動可以刺激思考,如何分組更能將不同專業,不同風格的同工配搭得宜,以至可以獲得最佳的積極參與效果,都是主持同工的考驗.
主持人的安排
較傳統的權威型管理模式中,一般的教職會議主持人多由上而下的安排,大都基於管理層的角色責任考慮, 因此都會有固定的主持人,希望會議過程以至結果都可以由某些管理角色掌握.惟主持人的風格及溝通能力往往成為與會者參與程度的關鍵, 由本學期開始, 我們將校務會議以往由副校長或校長專責,逐漸遷移為中層輪任, 輔以二人一組為主席, 事前按中層教職的風格悉心配搭, 以期擦出火花, 並以多元的活動與討論模式,激勵同事的高度參與.因著每次由不同的中層同工主持,能引起與會者對會議的新鮮感, 從而引起期待.產生歸屬.
分組策略
中國人大都不習慣在大庭廣眾面前表達個人意見,特別是與主流意見有差異的想法,這是可以理解的,因此,多以分組討論及總結匯報,讓個體的想法可以安心地在組內表達但又毋須以個人身份公開報告.
若確切讓個體有更高度的參與,分組的策略需要多元化,例如:每兩人一組以3分鐘討論, 再與鄰近的二人組合併,如此類推,個人的意見可以獲得交流,也可以獲得身份的掩護,對較沉靜內向或信心不足的同工會更有利.
身心障礎兒童學校的專業眾多,要反映同工的全面意見, 跨專業分組的策略尤為重要,此外,基層同工的聲音亦需要重視,分組中亦應容讓有不同層級的職員並存,讓跨層,跨專業同工可以交流分享, 互相聆聽.
分組策略亦需兼顧群體中不同配搭所引起的張力,主持對此需有足夠的敏感度,特別要鼓勵較沉默的一群表達意見,因此,分組成員中的配搭與互補十分重要.
分組亦需要物色適合的組長,懂得帶動組員討論,提供多角度思考,並且能促進組內各成員的均等參與.
會議過程:
難度高的議題,不能期待一次會議便能解決,主持要[見好就收],將暫得的結論帶回高層管理的會議桌上,來回切磋,讓同工的思想獲得消化,沉澱,以至衍生新的想法,過程的蘊釀可能比匆忙結案更重要,更能獲得廣大的認受.假若我們視會議是同工的學習過程,是塑造人多於處理事務的話,每一個會議都可以成為團隊建設的新契機,學校核心價值的驗證與貫徹.那麼,學校便毋須耿耿於懷會議的結果是否完美有序,按過去年多的經驗,同工的視野擴闊了,團隊和諧了,核心價值清晰了,那麼,會議的結果往往比學校少數領導層同工的預期還要好,至少,雖不中,亦不遠矣.
匯報策略:
匯報是同工討論的結晶,可以運用較有創意的方式表達,按以往我們曾用角色扮演,圖畫或標語口號表達小組總結,讓所有同工在耳目一新的情況下深刻掌握不同的訊息與想法.
會議紀錄是一項頗沉重耗時的工作,若能預見將匯報或討論結果以內聯網上的討論區進行紀錄,可以成為會議紀錄的附檔,亦可以在會後繼續延展討論,可以大大節省負責紀錄同工的時間.
會議長度:
一小時最好, 二小時也不是不可接受,要視乎會議性質,牽涉的層面與召開的頻次;同工在下午放學後都已疲態畢露,疲勞轟炸式的單向參與會議實在對雙方都是折磨.
主持的態度:開會既是育人的工作,那麼主角便不再是主持的本人,而是與會者.主持是討論的促進者,角度的提供者,意見的歸納及綜合者,主持毋須在意個人的表現,反而刻意讓參與者去表現他們的參與,主持[英明神武]式的知曉一切,有時反而抑制了參與者的表達意欲.因此,主持需要披上的是[謙卑]的外衣.這有時在高層管理當中,因著對校情的透徹掌握,有一定的想法,反而不易為.
當同工開始意識學校領導層沒有既定答案或隱敝議程,便會釋然表達自己的意見,主持的重責便不再是英明神武,運籌帷握,而是虛懷若谷,循循善誘.並在適當的時候激勵士氣,歸納總結.
每次會議,都是一個教職發展的項目,開會若要有益, 便必須開會有方,這是我這年多以來的經驗總結.
寫於2009.2.22
沒有留言:
張貼留言